Wichtige FAQs - Bevollmächtigter in Österreich

FAQs zum Bevollmächtigten in Österreich

Hier erfahren Sie mehr zum Prozess und weiteren Vorgehen bei der Bestellung eines Bevollmächtigten in Österreich. Wir möchten Ihnen eine möglichst umfassende Übersicht bieten und haben daher die am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt. Sollten Sie keine passende Antwort auf Ihre Frage finden, zögern Sie bitte nicht, uns eine Nachricht zu schreiben. Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung und beantwortet Ihre Fragen in Bezug auf den Bevollmächtigten in Österreich.

Allgemeine Fragen zum Prozess

Kann ich meine Vertragsunterlagen auch postalisch zustellen?

Wir arbeiten ausschließlich mit digitalen und automatisierten Prozessen. Deshalb ist es wichtig, den Vertrag digital auszufüllen und zu unterzeichnen.

Ich habe meinen Vertrag ausgefüllt und gezeichnet. Wie geht es weiter?

Der Vertrag wird von Ihnen ausgefüllt und an uns übermittelt.
Nach der Signatur des Vertrages werden Sie aufgefordert, Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Anschließend wird der Vertrag geprüft und von uns gegengezeichnet.
Parallel erhalten Sie über unseren Zahlungsdienstleister Stripe eine Aufforderung, die Registrierungs- und Bevollmächtigungsgebühr zu begleichen.
Sobald wir den Geldeingang einsehen, erhalten Sie automatisch als zweites Dokument die Vollmacht (Anlage B). INFO: Die Vollmacht muss beglaubigt werden. Hierfür ist eine amtliche Beglaubigung Ihrer Unterschrift auf der Vollmacht erforderlich, die neben einem Notar auch durch eine andere landesrechtlich hierzu ermächtigte Behörde erfolgen kann.
Senden Sie uns die beglaubigte Vollmacht als zusammenhängendes PDF an folgende E-Mail-Adresse „ar-at@activate.eco“ zurück.
Nun werden Sie von uns im EDM-Portal (Elektronisches Datenmanagement) des Umweltministeriums registriert. Sie erhalten innerhalb der nächsten 3 Monate von der EDM-Registrierungsstelle des Umweltbundesamtes eine E-Mail mit Ihrer GLN (Global Location Number) und der Bestätigung, dass Sie erfolgreich von Ihrem Bevollmächtigten registriert wurden. Reclay als Ihr Bevollmächtigter führt die weitere Datenverwaltung im EDM über einen Nebenbenutzerzugang für Sie durch.
INFO: Die Lizenzierung Ihrer Verpackungsmengen ist nicht integriert und muss zusätzlich durchgeführt werden.

Lizenzierung beauftragen

Auf meiner Vollmacht sind alle Optionen vorausgewählt. Was bedeutet das?

Die Vollmacht ist eine Universalvollmacht, d.b. jeder Kunde erhält sie in diesem Format. Alle wichtigen individuellen Daten haben Sie uns vorab im Vertrag mitgeteilt. Dementsprechend kann diese Vollmacht in diesem Format verwendet und beglaubigt werden.

Das österreichische Umweltministerium behält sich vor, nur notariell beglaubigte Vollmachten zu akzeptieren.

In der Regel ist aber eine amtliche Beglaubigung ausreichend, die neben einem Notar auch durch eine andere landesrechtlich hierzu ermächtigte Behörde erfolgen kann.

Wichtig – es ist nur die Unterschrift zu beglaubigen. Nicht das Dokument!

Ich habe bezahlt, wann erhalte ich meine Vollmacht?

Sobald Ihre Zahlung in unserem System eingegangen ist, wird automatisch die Vollmacht an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt.

Kann ich einen Fortschrittsstatus abfragen?

Normalerweise bekommen Sie von uns zum letzten Schritt, also der Eingabe Ihrer beglaubigten Vollmacht beim Umweltministerium, eine Bestätigung von uns. Darüber hinaus erhalten Sie innerhalb von 3 Monaten nach Registrierung von der EDM-Registrierungsstelle des Umweltbundesamtes eine E-Mail mit Ihrer GLN (Global Location Number) und der Bestätigung, dass Sie erfolgreich von Ihrem Bevollmächtigten registriert wurden. Sollten Sie jedoch Zweifel im Hinblick auf den Ablauf oder Ihre Registrierung haben, können Sie sich gerne bei uns melden.

Wo finde ich die GLN Nummer / Firmenbuchnummer?

Nicht jedes Unternehmen hat eine GLN Nummer. Sollten Sie sich bei einer GS1-Mitgliedsorganisation lizenziert haben, haben Sie auch dort die GLN-Nummer erhalten. Die Einsichtnahme der Firmenbuchnummer erfolgt bei einem Gericht.

Erhalte ich eine Bestätigung nach der Registrierung?

Sie erhalten innerhalb von 3 Monaten nach Registrierung von der EDM-Registrierungsstelle des Umweltbundesamtes eine E-Mail mit Ihrer GLN (Global Location Number) und der Bestätigung, dass Sie erfolgreich von Ihrem Bevollmächtigten registriert wurden. Hierbei haben wir leider keinen Einfluss darauf, wie schnell die Übermittlung Ihrer Daten tatsächlich erfolgt. Im Falle einer fehlerhaften Registrierung geben wir Ihnen jedoch schnellstmöglich Bescheid.

Ich bin Amazon Verkäufer - welche Vertriebsform wähle ich aus?

Wenn Ihre Kunden sowohl private Endverbraucher als auch Gewerbebetreibende sind, müssen Sie beides ankreuzen.

Wie lange dauert die Bearbeitungszeit?

Sobald wir Ihre Dokumente vollständig vorliegen haben, führen wir zeitnah (innerhalb von ca. 3 Tagen) die Registrierung beim Umweltministerium durch. Das Ministerium nimmt sich für die Bearbeitung der Bevollmächtigung bis zu 3 Monate Zeit. Darauf können wir leider keinen Einfluss nehmen.

Erhalte ich eine EPR Nummer?

Sie bekommen nach Abschluss eines Vertrages mit einem entsprechenden EPR-System (= Verpackungssammel- und -verwertungssystem) nach ca. 4 Wochen eine eindeutig zuordenbare 6-stellige Nummer der VKS Verpackungskoordinierungsstelle. Diese bleibt auch im Falle eines Wechsels zu einem anderen System gleich und kann unter folgendem Link abgefragt werden.

INFO: Ihr Unternehmen scheint nur dann im Systemteilnehmerverzeichnis der VKS auf, wenn zum Zeitpunkt der Abfrage ein aktiver Vertrag mit einem Sammel- und Verwertungssystem besteht. D.h., wenn sie Ihre Lizenzierung über „activate – by Reclay“ durchführen, scheint Ihr Unternehmen erst nach der jeweils ersten Bestellung im laufenden Kalenderjahr auf.

Mehr Informationen

Fragen zum Formular

Ich habe keine UID Nummer - was gebe ich an?

Die Umsatzsteuer-ID ist immer dann nötig, wenn ein Unternehmer innerhalb der EU am Waren- und Dienstleistungsverkehr teilnimmt. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer-ID bei dem Verkauf der Ware in Österreich definitiv vorhanden sein muss.

Kann der Ansprechpartner auf der Vollmacht abweichen von dem der zeichnet?

Ja, dies kann abweichen. Der Ansprechpartner muss nicht mit dem Unterzeichner übereinstimmen.

Fragen zur Beglaubigung

Wer darf meine Vollmacht beglaubigen?

Die Vollmacht muss entweder von einem Notar oder einer siegelführenden Stelle beglaubigt werden. Zu diesen können insbesondere Landkreise, Gemeindeverwaltungen, untere Verwaltungsbehörden, Kreisverwaltungen, Behörden und Gerichte, zählen, wobei die Regelungen der einzelnen Länder sehr unterschiedlich sind. Sie können sich direkt an Ihren Notar oder die entsprechende siegelführende Behörde wenden.

Gibt es Besonderheiten bei der Beglaubigung der Vollmacht?

Die Beglaubigung muss von einem Notar, der dem Haager Abkommen unterliegt, oder von einer siegelführenden Stelle vorgenommen werden. Die Beglaubigung muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

Was muss beglaubigt werden?

Bei der Bevollmächtigung muss die Unterschrift der Vollmacht beglaubigt werden. Die Vollmacht ist ein separates Dokument, das Ihnen nach der Unterzeichnung und Bezahlung zugesendet wird.

Mein Notar lehnt eine Beglaubigung auf Englisch ab?

Da es nicht um eine Beglaubigung des Dokuments geht, sondern um eine Beglaubigung der Unterschrift, dürfte die Sprache kein Problem darstellen.

Mein Notar akzeptiert keinen Vertrag in zwei Sprachen?

Die Beglaubigung muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Sie können diese daher gerne in einer der beiden Sprachen durchführen.

Kann ich die Beglaubigung auch direkt über Reclay beauftragen?

Um Ihnen den Vorgang der Beglaubigung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir Ihnen auch hier gerne unsere Unterstützung an. Setzen Sie dazu einfach das entsprechende Häkchen am Ende des Bevollmächtigtenvertrages. Wir organisieren anschließend die Online-Beglaubigung durch einen österreichischen Notar zu konkurrenzfähigen Preisen.

Fragen zu B2B

Was muss ich bei B2B Kunden beachten?

Bei B2B Kunden müssen Sie darauf achten, ob Sie z. B. eine vertragliche Vereinbarung für die Vorlizenzierung haben. Sollte das der Fall sein, müssen Sie sowohl die Verpackung in Österreich vorlizenzieren als auch einen Bevollmächtigten bestellen. Zusätzlich treffen Sie Informationspflichten an Ihre B2B-Kunden hinsichtlich der gelieferten und lizenzierten Verpackungsmengen.

ACHTUNG: Dies gilt nur, wenn Sie Ihren Sitz in einem EU-Land haben. Wenn Sie von außerhalb der EU an B2B-Kunden in Österreich vertreiben, dann MÜSSEN diese die Lizenzierung selbst durchführen.

Habe ich auch B2B Kunden?

Jeder Kunde, der gewerblich bei Ihnen bestellt und kein privater Endverbraucher ist, zählt als B2B Kunde in Österreich.

Muss ich irgendwo meinen Bevollmächtigten eintragen/hinterlegen?

Sollten Sie an B2B-Kunden vertreiben, sind diese über die Bevollmächtigung sowie über die an sie gelieferten und lizenzierten Verpackungsmengen zu informieren (entweder durch Sie selbst oder durch den Bevollmächtigten).

Überdies müssen Sie, für den Fall, dass Sie über einen elektronischen Marktplatz vertreiben oder die Dienste eines Fulfilment-Dienstleisters in Anspruch nehmen, diesem nachweisen, dass Sie Ihre entsprechenden EPR-Verpflichtungen rechtskonform erfüllen.

Fragen zur Lizenzierung

Wo führe ich meine Verpackungslizenzierung durch?

Gerne können Sie Ihre Verpackungslizenzierung für Kleinstmengen auf unserer Seite www.activate.reclay.at durchführen. Sollten Sie höhere Lizenzmengen in Österreich haben, bieten wir Ihnen einen entsprechenden Vertrag an. Wenn Sie Interesse an einem Vertrag haben, kontaktieren Sie uns über die Mail-Adresse: activate@reclay.at

Meldung durchführen

Wann muss ich meine Lizenzierung durchführen?

Die Meldefristen sind von Ihrem Vertrag abhängig. Sollten Sie Ihre Lizenzierung über activate machen, können Sie die Lizenzierung bereits ab Februar des aktuellen Kalenderjahres bis Ende Januar des darauffolgenden Kalenderjahres durchführen. Bei den Verträgen achten Sie bitte auf die vertraglich geregelten Fristen.

Muss ich meine Mengen an den Bevollmächtigen melden?

Sie können mit Ihrem Bevollmächtigten vereinbaren, ob Sie Ihre Verpackungsmengen an ihn melden (und er die Weitermeldung an das EPR-System vornimmt) oder direkt an das EPR-System (und Sie ihm die notwendigen Unterlagen als Nachweis zur Verfügung stellen). Wenn Sie an Ihren Bevollmächtigten melden, muss dieser in weiterer Folge an das EPR-System herantreten, um die entsprechenden Meldungen durchführen zu können.

Im Fall der Bevollmächtigung der Reclay Systems haben Sie den Vorteil, dass der Bevollmächtigte und das EPR-System zusammenhängen und die Meldung der Verpackungsmengen in nur einem Schritt erfolgen kann.

Gibt es eine Vorlizenzierungsbestätigung?

Gerne stellen wir Ihnen eine entsprechende Vorlage einer Vorlizenzierungsbestätigung zur Verfügung. Sollten Sie eine solche brauchen, kontaktieren Sie unseren Kundenservice.

Kundenservice kontaktieren

Ist die Lizenzierung meiner Verpackungen in der Bevollmächtigung enthalten?

Die Lizenzierung der Verpackungen ist nicht in der Bevollmächtigung enthalten. Sie müssen Ihre Verpackungsmengen zusätzlich zu der Bevollmächtigung melden. Dafür bieten wir den Online-Lizenzrechner activate oder Lizenzverträge an.

Wer meldet meine Verpackungsmengen?

Sie melden Ihre Verpackungsmengen an Ihren Bevollmächtigten, z. B. Reclay Systems. Dies erfolgt über ein vom Bevollmächtigten vorgegebenes Meldeformat. Ihr Bevollmächtigter meldet die Verpackungsmengen an ein EPR-System (= Verpackungssammel- und Verwertungssystem). Das EPR-System ist verpflichtet, Ihre Verpackungsmengen an das Umweltministerium zu melden. Im Fall der Bevollmächtigung der Reclay Systems haben Sie den Vorteil, dass der Bevollmächtigte und das EPR-System in einer Hand sind und die Verarbeitung der von Ihnen gemeldeten Verpackungsmengen in einem Schritt erfolgt.

Fragen zu den Preisen und zur Zahlung

Was ist der Unterschied in den Preiskategorien?

Bei der Bevollmächtigungsgebühr unterscheiden wir nach Ihrem Lizenzvolumen bzw. Ihrer Entgeltsumme beim Vertrag. Sollten Sie insgesamt weniger als 1.500 KG an Verpackung nach Österreich schicken, beträgt Ihre jährliche Bevollmächtigungsgebühr 75€.

Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

Folgende Zahlungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder Überweisung

Ich bin Vertragskunde und habe Bankdaten von Reclay. Darf ich diese für die Überweisung verwenden?

Nutzen Sie bitte den Zahlungslink, damit wir ihre Zahlung korrekt zuordnen können.

Fragen zur VKS & dem Ministerium

Was muss ich tun, wenn ich von der VKS bzgl. einer Prüfung angeschrieben wurde?

In diesem Fall folgen Sie bitte den im Schreiben aufgeführten Schritten. Gerne bieten wir Ihnen auch unsere Unterstützung an und unterbreiten Ihnen bei Bedarf ein separates Angebot.

Ich möchte ebenfalls Zugangsdaten vom Ministerium erhalten - wie bekomme ich diese?

Reclay als Ihr Bevollmächtigter führt die weitere Datenverwaltung im EDM über einen Nebenbenutzerzugang für Sie durch. Sollten Sie selbst Ihre Unternehmensstammdaten überprüfen und allenfalls aktualisieren wollen, können Sie Login und Passwort jederzeit beim EDM anfordern (edm-helpdesk@umweltbundesamt.at).

Fragen zur Kündigung und Auflösung des Vertrages

Ich habe den Vertrag geschlossen und möchte den Verkauf nach AT doch einstellen. Was muss ich tun?

Der Vertrag muss spätestens drei Monate zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Die Kündigung muss schriftlich z.B. per Mail erfolgen und bedarf der firmenmäßigen Zeichnung.

Der Bevollmächtigungsprozess läuft, ist allerdings noch nicht abgeschlossen. Muss ich meinen Verkauf einstellen?

Nein, das müssen Sie nicht. Wichtig ist jedoch, dass der Prozess bereits läuft. Sollten Sie deshalb kontrolliert werden, müssten Sie zumindest einen entsprechenen Nachweis erbringen können, wie z.B. einen bereits unterschriebenen Bevollmächtigungsvertrag.

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